Process Mining selbst erproben

Spätestens seit Henry Ford setzen Unternehmen und Organisationen viel daran, ihre Prozesse zu optimieren, zu verschlanken und schneller zu machen. Seit den 80er Jahren nutzen wir dafür die Methoden des Business Process Managements (BPM). Mit einem Prozessmodell können wir Tätigkeiten und Entscheidungen im Unternehmen übersichtlich und formalisiert abbilden. So werden komplexe Vorgänge nachvollziehbarer. Doch wissen wir wirklich, ob unsere Geschäftsprozesse so ablaufen wie ursprünglich geplant? Funktioniert unser Prozess für die wichtigen Prozessvarianten? Kennen wir überhaupt alle Varianten? Gibt es noch unentdeckte Optimierungspotentiale?

Antworten, die nicht auf Wahrscheinlichkeiten sondern auf Fakten basieren, bekommen wir mit smarten analytischen Methoden. Process Mining ist eine dieser Methoden – und die revolutioniert gerade die BPM-Welt. Erleben Sie die Magie von Process Mining in sechs bis acht Wochen: Machen Sie mit uns ein Pilot-Projekt!

Lars Beumann

Data Architect

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Was kann Process Mining?

Process Mining ist ein innovativer digitaler Ansatz, der Data Mining und Prozessoptimierung verbindet. Jeder Prozess hinterlässt Spuren in den zugrundeliegenden Systemen – wie Einträge in Tabellen oder Logs – die mit Process Mining erfasst werden können. Auf Basis dieser digitalen Fußabdrücke, also realer Daten, ermöglicht Process Mining wertvolle, detaillierte Einsichten zu den Entscheidungsprozessen einer Organisation und zeigt Potenziale auf, diese zu verbessern.

So funktioniert es

Beim Process Mining werden Daten in einem Event Log gesammelt, aufbereitet und ausgewertet.

Drei Informationen reichen bereits aus, damit Process Mining erste Kennzahlen und Auswertungen liefern kann. Dabei geht es um Fragen wie diese: Wie oft wurde mein Prozess durchlaufen? Wie lange war die Durchlaufzeit des Prozesses? Welche Variationen gibt es? Gibt es Paradoxien, Zirkelbezüge, Widersprüche?

Diese drei Infos sind dafür notwendig:

Prozessdurchlauf

Die sogenannte CaseID dient zur eindeutigen Identifizierung eines Prozessdurchlaufs. Häufig handelt es sich hier um einen fachlichen Identifier: eine Auftrags-, Rechnungsnummer o. ä.

Aktivitäten

Jede CaseID kann beliebig viele Aktivitäten oder Prozessschritte beinhalten. Die Anzahl hängt dabei vom Prozess ab. Ein Rechnungsprozess könnte Schritte wie diese umfassen:

Rechnung erstellt
Rechnung verschickt
Rechnung beglichen

Zeitstempel

Die dritte zwingende Information ist der Zeitstempel. Dies ist der Zeitpunkt, an dem eine Aktivität ausgeführt wurde. Im Idealfall handelt es sich dabei um eine definierte Zeitspanne mit einem Start- und Endzeitpunkt.

Das war nur der Anfang ...

Der Event-Log beschränkt sich nicht nur auf die drei genannten Informationen, sondern befasst sich mit vielen weiteren Aspekten rund um Ihre Geschäfstprozesse:

Wer führte die Aktivität aus?
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des Prozesses?
Aber auch Stammdaten wie Kunden-, Lieferanten- oder Artikel-informationen können verknüpft werden.

Hier werden der Kreativität nahezu keine Grenzen gesetzt.

Wo wird Process Mining eingesetzt?

Prinzipiell kann Process Mining dort eingesetzt werden, wo Prozesse von technischen Systemen wie ERP, CRM etc. unterstützt werden. Diese Themen sind dafür prädistiniert:

Operational Excellence: Purchase to Pay, Order to Cash etc.
Interner Audit / Compliance: Auffälligkeiten im Prozess
Shared Services: Überwachung von SLAs
Transformation und Migration: Kontrolle des Projekterfolgs
Process Automation: Automatisierungspotenziale identifizieren

Die Magie des Process Minings selbst erleben

In einem Pilotprojekt können Sie unseren Process-Mining-Ansatz in einem kleinen Team erproben und erleben, wie es sich anfühlt, in Ihre individuelle Prozesswirklichkeit einzutauchen. Mit einem ausgewählten Prozessausschnitt, in drei Phasen:

Phase 1: Kick-off (Dauer: 1 Woche)

Beim Kick-off geht es vor allem darum, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Sie lernen die Grundlagen des Process Minings kennen, setzen ein Team und alle Zugänge auf, die Sie brauchen. Dann binden wir die Lösung ein.

Phase 2: Anbindung (Dauer: 2-4 Wochen)

In dieser Phase werden die technischen Aspekte für das Process Mining vorbereitet. Von System-Konnektivität über Transformation und Aufbereitung von Daten, Dashboards und Visualisierungen bis zur Bereitstellung von Kennzahlen und Dimensionen.

Phase 3: Prozessbewertung (Dauer: 2 Wochen)

In dieser Phase geht es ans Eingemachte: Sie erhalten Informationen über Ihre Prozesse, erfahren, wo es nicht so rund läuft und was das in Euro und Cent für Sie bedeutet. Erste Maßnahmen für die Verbesserung Ihrer Prozesse können hier priorisiert werden.

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Ihre Vorteile

Geschäftsprozesse transparent machen
Objektive, datenbasierte Analysen durchführen
Faktenbasierte Entscheidungen treffen
Automatisierungspotenzial erkennen
Einsparungspotenzial identifizieren
Alte Strukturen sichtbar machen, aufbrechen und optimieren
Höhere Zufriedenheit bei Beschäftigten und Kundschaft erreichen
Compliance-Verstöße früh identifizieren
Bestehende IT-Systeme optimal nutzen
Genauer als eine Prozessaufnahme in Mapping-Workshops

Warum OPITZ CONSULTING?

Als Digitale Service Manufaktur begleiten wir Sie auf dem Weg zu einer datengetriebenen Organisation,. arbeiten eng mit den beteiligten Menschen zusammen.

Sie bekommen von uns Lösungen, die zu Ihnen passen, modern, integriert, automatisiert und sicher. Für Ihr besonderes Marktsegment. Bis hin zu 24/7-Services für Anwendungslandschaften und Infrastrukturen.

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