Intelligente Prozessautomatisierung
70 % der deutschen Unternehmen setzen in Zukunft auf intelligente Prozessautomatisierung. Das zeigt eine IDC Studie vom 30. März 2022. Die Gründe hierfür sind vielseitig:
- Alle erwarten, dass Ihre Prozesse schneller werden. Außerdem sollen die Prozesse rund um die Uhr funktionieren, nämlich immer genau dann, wenn sie gebraucht werden.
- Sie müssen optimieren, wo Sie können, um bessere Produkte und Dienstleistungen anzubieten als Ihr Wettbewerb. Digitalisierung und KI bietet dafür viele Möglichkeiten.
Was liegt also näher als manuelle Prozesse und Prozesse, die sich wiederholen, automatisch ablaufen zu lassen? Aber wie gehen Sie das an, ohne Ihr Budget zu sprengen?
Tatsächlich bringt Automatisierung nicht immer die erhoffte Wirkung. Schließlich wird ein Prozess durch Automatisierung nicht automatisch ein besserer Prozess. Es kommt also auf die einzelnen Prozesse an und auf das Gesamtgefüge: Existiert nur ein manueller Vorgang in der Prozesskette, kann dieser den gesamten Prozessverlauf blockieren. Deshalb ist es wichtig, Automatisierung in einem größeren, ganzheitlichen Rahmen zu betrachten.
Was ist neu?
Während bei der klassischen robotergestützten Automatisierung eine Software menschliche Bewegungen registriert und nachahmt, versetzt Intelligente Prozessautomatisierung ein System in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und Handlungen auszulösen und Prozesse aktiv zu verbessern. So können Anwendende zum Beispiel über ein Assistenzsystem auf Systeme und Datenquellen zugreifen oder mit einem Bot sprechen, der Informationen aus verschiedenen Quellen verarbeitet und einen echten Kundensupport anbietet. Ein System kann die Compliance eines Unternehmens sichern, in dem es die Qualität von Datenablagen und Formulareingaben überwacht und vieles mehr.
So helfen wir Ihnen
Mit OC|Prozessautomation haben wir ein Framework entwickelt, mit dem wir Sie durch alle vier Phasen der Automatisierung sicher begleiten.
In dieser Phase geht es darum, ein klares Bild von Ihrer aktuellen Prozesslandschaft zu bekommen. Dafür nutzen wir Technologien wie Process Mining. Mithilfe von klassischen Beratungsansätzen wei Shadowing oder Design Thinking finden wir Automatisierungspotenziale, die zu Ihnen passen.
Dabei ist es uns wichtig, einzelne Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg – manchmal sogar unternehmensübergreifend über die gesamte Wertschöpfungskette zu betrachten.
Unsere erfahrenen Coaches unterstützen Sie, wenn es darum geht Ihre Prozesse zu erheben und modellieren. Dabei ist es egal, ob Ihre Prozesse schon zu einem großen Teil digitalisiert sind oder eher noch manuell ablaufen.
In der Phase Design wollen wir herausfinden, wie wir Ihre Prozesse optimieren können und wo Automatisierung Sinn macht. Dazu definieren und modellieren wir gemeinsam mit Ihnen optimierte Zielprozesse. Außerdem helfen wir Ihnen, falls Sie neue technische Schnittstellen brauchen oder ein geeignetes Automatisierungstool suchen. Ihre Beschäftigten erhalten Schulungen, in denen Sie den Umgang mit BMPN Tools wie Camunda erlernen.
Wir wollen sichergehen, dass die Prozessautomatisierung Sie wirklich weiterbringt. Deshalb ist die Berechnung ein Return on Invest (ROI) ein fester Bestandteil dieser Phase. Hier gilt es mehrere Aspekte mit in Betracht zu ziehen:
- Welche Kosten werden zum Beispiel durch die Reduktion von Arbeitszeit eingespart? Welche Kosten kommen durch neue technologische Investitionen auf Sie zu? Ihren Vorteil können wir in Euro und Cent herausdividierenPhasePha.
- Wie sehr werden Mitarbeitende durch den Wegfall monotoner Arbeit entlastet? Welche Vorteile bringt Ihnen die Reduzierung von menschlichen Fehlern durch die Automatisierung? Auch hier können wir den geldwerten Vorteil einschätzen. Dazu betrachten wir Referenzberechnungen anderer Unternehmen.
In dieser Phase beschäftigen wir uns mit der Umsetzung von Prozessautomation auf Basis der Informationen, die wir in den vorherigen Phasen gewonnenen haben. Dabei nutzen wir eine Vielzahl an Technologien und Tools, wie
- Automatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA)
- Einsatz von Document Understanding bei der Automatisierung von Dokumentenbearbeitung
- Programmierung von Automatisierungslösungen auf Basis von Low Code
- Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning
Entscheidend ist, dass wie die Automatisierungslösung individuell auf Sie zuschneiden.
Variablen wie Bedarf, Businessziele, Kundenanforderungen, das IT-Umfeld und vieles mehr entwickeln sich ständig weiter. Wie alle Prozesse müssen daher auch die Prozesse der Intelligent Automation ständig überprüft und verbessert werden. Nur dann automatisieren Sie nachhaltig. Durch konsequentes Business Process Management und dem Einsatz entsprechender Plattformen und Tools können Lücken, Fehler, Schwachstellen, Engpässe etc. aufgespürt werden. Mit diesen Ergebnissen durchlaufen wir erneut die Phasen 1 bis 4 unseres Frameworks, und schließen den Kreis dieser iterativen, agilen Methode.
Warum ist die Dokumentation Ihrer Prozesse so wichtig?
- Sie wissen, welche Personen die Prozesse in Iher Organisation kennen und halten dieses Wissen fest.
- Sie können IT und Geschäft besser aufeinander abstimmen und die Beteiligten können ein gemeinsames Verständnis für die Prozesse entwickeln.
- Erst wenn Sie Ihre Prozesse schwarz auf weiß festhalten, können Sie sie verbessern, Digitalisierung und Automatisierung angehen.
- Sie können Process Owner definieren und alle Verantwortlichkeiten festhalten.
- Ihre Geschäftsprozesse lassen sich besser gegen eventuelle Compliance-Anforderungen absichern.
- Sie erreichen eine bessere Qualität, es wird leichter, Schwachstellen zu entdecken und zu entfernen.
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