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Intelligent Automation Quick Start
Mit Künstlicher Intelligenz zu automatisierten Prozessen – So geht's!

Wie Sie Prozesse mit KI automatisieren

Jeden Tag gehen wir zur Arbeit, stellen uns neuen Herausforderungen und lösen komplizierte Probleme. Wir nutzen unsere Intelligenz und Kreativität, um Lösungen zu finden und zu realisieren. Daneben gibt es aber auch Aufgaben, die sich immer wiederholen, Routinetätigkeiten, die uns wie in einem Hamsterrad gefangen halten. Und Dinge, die vorbereitet werden müssen, Informationen, die wir mühsam sammeln und aufbereiten müssen.

Wie wäre es, wenn jemand diese Dinge für uns erledigen könnte, der darin viel besser und schneller ist als wir? Dann liefe die Routine wie geschmiert und unsere Mitarbeiter:innen hätten mehr Zeit, sich um die eigentlichen Probleme zu kümmern.

Hier setzt Intelligent Automation an. Wie wir Dinge im täglichen Job abarbeiten, ist in Prozessen und Arbeitsabläufen geregelt. Viele Prozesse werden schon digital unterstützt. Doch erst mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz in digitalen Prozessen können ganze Arbeitsschritte übernommen, stark vereinfacht und beschleunigt werden. So gewinnen Unternehmen und Organisation Zeit. Zeit, die sie in neue Projekte, kreative Problemlösungen und Wissenstransfer investieren können.

Mohammed Brückner

Manager Solutions

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Warum wird im Bereich der Wissensarbeit noch so wenig automatisiert?

Laut Gartner führt der Einsatz von Intelligent Automation im Operationsbereich zu Kosteneinsparungen in Höhe von 30 % bei einer Steigerung der Servicequalität um ebenfalls 30 %.

Prozessautomation kennen wir vor allem aus der Industrieproduktion. Roboter und Maschinen übernehmen hier immer mehr Handgriffe. Sie sind darin so perfekt, dass der Mensch kaum noch eingreifen muss. Bei einem Arzt, Ingenieur oder Finanzfachwirt scheint das abwegiger zu sein. Im Bereich der Wissensarbeit – also überall, wo eigenständiges Denken gefragt ist, wo es auf Problemlösungsstrategien, kognitive, aber auch kommunikative Fähigkeiten ankommt, automatisieren wir noch sehr wenig. Stattdessen quälen wir uns mit Excel Tabellen, suchen Zahlen zusammen und stellen unterschiedlichste Berechnungen an, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

Die Prozessautomatisierung mit SOA (Service Oriented Architecture) und BPM (Business Process Management) stößt bei der Wissensarbeit an ihre Grenzen. BPM benötigt eine Normierung und kann viele Arbeitsschritte daher nicht komplett abbilden. Intelligent Automation füllt diese Lücke.

Was ist Intelligent Automation?

Künstliche Intelligenz bietet neue Möglichkeiten für die Prozessautomation. Sie setzt da an, wo BPM nicht weitreichend genug war. Ob Intelligent Automation, Intelligent Process Automation oder Hyperautomation. Die Begriffe meinen das gleiche: Künstliche Intelligenz automatisiert Geschäftsprozesse und übernimmt Routinetätigkeiten.

Die Einsatzmöglichkeiten für Intelligent Automation scheinen endlos zu sein: Von Assistenzsystemen und Bots, die uns interaktiv weiterhelfen über Monitoringsysteme, die kleinsten Ungereimtheiten aufspüren, Algorithmen, die Betrugsfälle aufdecken bis hin zu Apps, die Bilder und Texte analysieren und deren maschinelle Verarbeitung vorbereiten, und diese sogar direkt durchführen.

IA-Technologien machen dort Sinn, wo die Abläufe mit maschineller Hilfe einfacher und schneller laufen können. Haben wir den gesamten Prozess vor uns, können wir prüfen, wo welche Methoden oder Technologien einsetzbar sind und wie wir sie kombinieren können. BPM ist dafür keine zwingende Voraussetzung.

Beispiel: Meetingraum buchen

Fall A:

  • Kollege X möchte einen Raum buchen
  • Er füllt dafür zwei Formulare aus.
  • Er hat alle Informationen, die das Orgateam braucht, sofort parat und hält sich an alle Konventionen.
  • Die Buchung ist erfolgreich und er bekommt eine Bestätigung per E-Mail.

Fall B:

  • Kollegin Y möchte einen Raum buchen.
  • Sie liest sich die Formulare dafür genau durch.
  • Sie möchte mehr Teilnehmer:innen einladen, als in den gewünschten Raum passen
  • Der Bearbeitungsprozess stockt.
  • Ein Assistenzsystem führt Sie interaktiv durch den Buchungsvorgang.
  • Es stellt die Ressourcen und Räume vor, die gebucht werden können.
  • Es zeigt mögliche Nutzungsszenarien.
  • Das System stellt Rückfragen, wenn Informationen fehlen oder etwas unklar ist.
  • Es unterbreitet Vorschläge und Alternativen, nach dem Motto: "Andere, die eine ähnliche Veranstaltung organisiert haben, haben den Raum in der Länge in der Aufteilung gebucht."
  • Um die Eingangshürde noch weiter zu senken, sind Freitextbuchungen denkbar, bei denen sich das System die Informationen, die es braucht, aus den Texten zusammensucht.
  • Sie erhalten dann einen Vorschlag oder ein Bot bietet Ihnen weitere Hilfe an.

Eine Wundertüte der Technologien

Intelligent Automation kombiniert Technologien wie maschinelles Lernen, Sentiment-Analyse, Datenmanagement-Plattformen, Sprachanalytik, Datenvisualisierung, Bild- und Videoanalyse, Biometrie, intelligente Chatbots, Smart Workflows, Low-Code-Plattformen, Robotic Process Automation und einige mehr.

Use Cases

Rechnungen gelangen auf vielen Wegen zu Ihnen. In Papierform, im Anhang einer E-Mail und manchmal befinden sich sogar wichtige Informationen in der E-Mail selbst.

Mit Document Understanding können Sie unterschiedlichste Formate auf relevante Inhalte hin scannen und mit den vorhandenen Backend-Systemen abgleichen.

Hierbei ist es egal, ob Sie die Information in einer E-Mail oder in einem Dokument bekommen. Mit Hilfe von Machine Learning können zusammenhängende Dokumente erkannt und geclustert werden. So erhalten Sie einen 360-Grad-Blick auf die Vorgänge. Bei fehlenden Informationen werden die zuständigen Personen gezielt informiert. Der Prozess der Rechnungsbearbeitung kann starten.

Die Aufwertung von digitalen Prozessen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz reduziert für Unternehmen die Fehleranfälligkeit, erhöht den Durchsatz und steigert die unabhängige Bearbeitung von Vorgängen.

Ihre Unternehmenskultur hat sich in den letzten Monaten stark gewandelt. Ihre Firma arbeitet jetzt data-driven oder zu Deutsch: datengetrieben. Das bedeutet für Sie, dass Ihr Abteilungsleiter nicht mehr aus dem Bauch heraus entscheidet. Er braucht verlässliche Daten – und Sie sollen die Daten liefern.

Mit Ihrem früheren Reporting Tool hätten Sie die Daten mühsam zusammensuchen und passende Auswertungen erstellen müssen. Das hätte Stunden gedauert! Ihr Bereichsleiter hätte ungeduldig auf seinen Bericht gewartet. Und wer weiß, ob ihm die Ergebnisse am Ende wirklich weitergeholfen hätten.

Eine Augmented-Analytics-Lösung bietet datengetriebenen Unternehmen jetzt neue Möglichkeiten: Anstatt sich alles mühsam zusammenzuklicken, stellen Sie Ihrem Tool eine Frage in natürlicher Sprache, wie:

„Wie haben sich die Produktionszahlen in den letzten 15 Monaten im Vergleich zu den Materiallieferungen entwickelt?“

Das Tool antwortet – und liefert die passenden Diagramme direkt mit. Es stellt die Daten aber nicht nur dar, es erklärt sie Ihnen auch.

Vielleicht hat das Tool aus den vorliegenden Daten herausgelesen, dass viele Mitarbeiter zu der Zeit in Kurzarbeit waren – dann teilt es Ihnen das mit. Sie können also tief in die Daten eintauchen und Ihrem Bereichsleiter wichtige Hintergrundinformationen liefern.

Und weil sie so schnell fertig sind, hatten Sie sogar Zeit, sich Verbesserungsvorschläge zu überlegen.

Unternehmensweit profitieren sie davon, dass nicht nur Experten spezielle Analysen starten können. Sie verlagern die Auswertungen dahin, wo sie benötigt und verstanden werden.

Endlich ist es so weit: Nächste Woche fahren Sie mit der Familie ans Mittelmeer. Nur noch ein paar Fahrten diese Woche und dann kann es losgehen. Doch plötzlich stottert der Motor, und da sind noch andere komische Geräusche. Ihre Werkstatt ist 200 Kilometer entfernt. Sie versuchen Ihr Glück per Telefon. Doch der Fahrdienstleiter ist gerade zu Tisch.

In diesem Fall könnte Ihnen Conversational AI weiterhelfen. Als erweiterter Chatbot, der Sie durch den Prozess der Schadensmeldung führt und Ihre Meldung selbständig weitergibt. Ob Terminplanung, weiterführende Informationen für die Werkstatt, die Buchung eines Mietwagens oder die Meldung des Schadens an die Versicherung, alles läuft digital ab. So können Sie nächste Woche beruhigt in den Urlaub fahren!

Für das Unternehmen bedeutet der Einsatz verschiedener Ansätze von Intelligent Automation zum Beispiel eine Kosteneinsparung bei der Telefon-Hotline, detailliertere Informationen in der Werkstattplanung sowie eine fehlerfreie Kommunikation mit Kunden, Partnern und Versicherungen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. So sagt ein altes Sprichwort. Doch leider ist nicht jeder Betrug sofort erkennbar!

Sicher möchten Sie nicht, dass Ihre Kreditkarte im Dezember automatisch gesperrt wird, weil Sie übermäßig viel Geld ausgeben. Doch was ist im Januar? Oder wenn die Einsatzorte ziemlich schnell wechseln und es andere Auffälligkeiten gibt?

Mit Fraud Detection lassen sich Betrugsversuche im Vorfeld identifizieren. Dazu nutzt diese Technologie das Konzept der Anomalieerkennung, das es hierfür weiterentwickelt und perfektioniert hat. Fraud Detection kann bei der Suche nach bestimmten Verhaltensweisen helfen, Auffälligkeiten entlarven und bestimmte Daten und Systeme miteinander in Verbindung setzen. Damit bauen Sie sich ein Sicherheitsnetz, das Ihre Daten und Werte schützt – egal, wo Sie sich gerade aufhalten.

Sicher, nicht jede Anomalie ist ein Betrugsversuch. Und doch ist sie immer einen weiteren Blick wert. Ist die Ursache für die Abweichung eindeutig erkennbar, können Aktionen automatisiert eingeleitet werden. Ist die Situation noch undeutlich, können Sie selbst nächste Schritte einleiten.

Unternehmen profitieren von einer frühzeitigen Erkennung von Betrugsversuchen und Angriffen. Die Mitarbeitenden können schneller reagieren und Gegenmaßnahmen ergreifen, statt Vorgänge aufwändig zu prüfen. Hier hilft Intelligent Automation, Aufwand und Arbeitskraft zu sparen.

Stabile Systeme und Anwendungen sind eine Grundvoraussetzung, wenn Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in der Digitalisierung robust aufstellen und gleichzeitig dynamisch auf Änderungen reagieren wollen. Kaum eine andere Domäne wird deshalb so intensiv überwacht. Dennoch gibt es Situationen, die Sie erst zu spät erkennen oder die durch das Monitoring-Raster rutschen. Anomalien ergeben sich manchmal erst durch das Zusammenspiel unterschiedlicher Ereignisse.

Auch hier kommt Anomalieerkennung zum Einsatz: Erweitert durch Machine Learning können Sie ihre Monitoring-Systeme damit enorm aufrüsten. Sie erkennen Ausnahmesituationen schneller und können Gegenmaßnahmen einleiten, bevor es zu einem Ausfall kommt.

Nicht immer geht es um den Worst Case. Auch wenn einzelne System scheinbar stabil weiterlaufen, kann eine Anomalie die Performance oder den Komfort des Gesamtsystems stören. Gleichzeitig wird Ihre IT entlastet. Denn bei Auffälligkeiten wird automatisch ein Ticket mit den wichtigsten Informationen erzeugt, die Ihr Administrationsteam einfach nachvollziehen kann.

Automatische Anomalieerkennung und Ticketbearbeitung unterstützen also aktiv den IT-Betrieb Ihrer Systemlandschaft. Mithilfe von Intelligent Automation optimieren Sie Ihre IT Operations. Sie sparen Aufwand bei Routinearbeiten ein und werden schneller bei der Behebung von Problemen. Kurz höhere Effizienz bei geringerem Aufwand.

Was bringt Ihnen Intelligent Automation?

Intelligent Automation zielt darauf ab, etablierte Prozesse unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu vereinfachen. Ihre Beschäftigten bekommen damit

  • mehr Freiraum für die spannenden Aufgaben.
  • Weniger Routine, mehr Kreativität,
  • während Sie gleichzeitig Fehlerquellen reduzieren.

Wir helfen Ihnen den Einstieg zu finden.

Tools & Methoden

  • Mit dem AI Opportunity Mapping können Sie organisationsübergreifend passende Ansätze identifizieren, mit denen Sie schnell erste Ergebnisse sehen, ausprobieren und kommunizieren.
  • Durch den agilen Ansatz des AI Design Sprint sind Sie immer über den Fortschritt informiert und können jederzeit Einfluss auf das Ergebnis nehmen
  • Mit der Digital Product Journey im Blick nutzen Sie künstliche Intelligenz nur dort, wo Sie Ihnen einen echten Mehrwert bringt.

So helfen wir Ihnen

  • Finden Sie heraus, wo Sie Künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzen können
  • Stimmen Sie die Vorhaben mit Ihrer Strategie ab
  • Identifizieren Sie passende Einsatzszenarien
  • Erstellen Sie schnell Prototypen
  • Greifen Sie auf Feedback der Anwendenden zurück, um Ihre Ideen zu verbessern
  • Sie schaffen Freiraum für andere Projekte
  • Sie stärken Ihr Personal und fördern Innovation und Kreativität
  • Sie ersparen Ihren Fachkräften Routinearbeiten
  • Sie verbessern die Performance

Für den Einstieg in Intelligent Automation nutzen wir als Verfahren den AI Design Sprint™. Der ist gesetzlich geschützt. Entwickelt von 33A, haben wir als zertifizierter Partner die nötige Expertise aufgebaut, um das Verfahren einzusetzen. Der AI Design Sprint™ eignet sich für alle, die Vorteile der Intelligent Automation für ihr Unternehmen nutzen möchten und einen sicheren Einstieg suchen. Unsere Expert:innen ergänzen das Vorgehen mit Kreativtechniken und unterstützen Sie beim Einstieg mit dem nötigen technischen Know-how.

In zwei Wochen zum ersten Prototyp

Es muss nicht lange dauern oder ein teurer Prozess sein, um erste Erfolge zu erzielen. Mit Prototyping von KI-Lösungen können Buy-in, Unterstützung und Produktausrichtung erreicht werden. Mit dem AI Design SprintTM können Sie einfach loslegen!

So geht es

In jeder Phase die richtige Entscheidung!

Mit der Digital Product Journey behalten Sie zu jeder Zeit Ihr "Reiseziel" im Blick und passen die digitale Lösung seiner Umgebung so an, dass der Zweck der Anwendung im Fokus bleibt.

Mehr erfahren

KI heute – Künstliche Intelligenz anwendbar ... unsere Podcast-Serie

KI ist kein großer Mythos mehr. Viele Projekte setzen schon auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Doch ist das wirklich KI? Und wofür ist es gut? Um das herauszufinden, laden wir, Nina und Frank, wöchentlich Gäste ein, mit denen wir über echte Anwendungsfälle diskutieren. Wir sind nicht die Techniker und schauen hinter die Kulissen. Im Podcast wollen wir verstehen, wo und wie uns KI helfen kann. Wir streifen die technischen Details, werden jedoch nicht zu tief abtauchen.

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