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Schnellere Hilfe für Mütter in Not
Neues Portal vereinfacht Zuwendungsprozesse der Stiftung Mutter und Kind in NRW

Eine moderne Webanwendung hilft Beratungsstellen in NRW

Eine Schwangerschaft bringt Freude, für viele Mütter aber auch neue Fragen mit sich: Für schwangere Frauen in besonderen Notlagen stellt die Bundesregierung über die Bundesstiftung Mutter und Kind Jahr für Jahr über 92 Millionen Euro zur Verfügung. Jährlich werden mehr als 130.000 Schwangere unterstützt, um diese wichtige Phase in ihrem Leben gut bewältigen zu können. Die Beratung der werdenden Mütter übernehmen in NRW Träger der freien Wohlfahrtspflege wie Caritas, Diakonie oder AWO, aber auch kleinere Verbände und Kommunen. Über 600 Nutzer:innen kümmern sich vor Ort um die betroffenen Frauen, bearbeiten Anträge und verwalten die Zuteilung der finanziellen Hilfen. Seit Anfang 2021 stellt das Familienministerium dafür eine moderne Webanwendung zur Verfügung. Unsere Experten begleiteten das Projekt von der Konzeption bis zur Umsetzung.

Die Ausgangslage

187 Beratungsstellen, 36.000 Anträge auf Stiftungsmittel pro Jahr, 33.000 Hilfeempfängerinnen, 19 Millionen Euro von der Bundesstiftung Mutter und Kind. Es sind viele Aspekte, die verwaltet und bewältigt werden müssen, bis eine Frau in Not Hilfen für ihr Baby bekommt.

Viele Beratungsstellen nutzten hierfür bislang unterschiedliche Programme und Prozesse. Der bürokratische Aufwand war groß. Dass man sich im Jahr 2019 auf die Suche nach einer effizienten IT-Lösung machte, lag unter anderem auch an der Digitalisierungsstrategie des Landes NRW.

Die Lösung

Unsere Experten spezifizierten in Workshops mit den Beteiligten der Träger die Fachkonzepte der zentralen Plattform. Auftraggeber waren die d-NRW Anstalt öffentlichen Rechts und das Ministerium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen. Innerhalb von sechs Monaten konnten Entwürfe und Fachkonzepte in eine moderne, barrierefreie, responsive und performante Webanwendung überführt werden.

Anfang 2021 war es soweit: Über 600 Nutzer:innen sowie der Caritasverband für die Diözese Münster als zentraler Zuwendungsempfänger des Bundes griffen erstmals auf die neue Webanwendung zu.

Um die Mittelverteilung und Mittelverwaltung für ganz NRW einheitlich abzubilden, war ein differenziertes Rollen- und Rechtekonzept nötig.

Antragsstellung und Verwendungsnachweiserbringung, sowie Bescheidung, Prüfung und die weitere Sachbearbeitung erfolgen seitdem ausschließlich über das neue System. Es bietet allen Ebenen Funktionen, die sie zur Dokumentation und Auszahlung, für Verwaltung, Controlling der Bundesstiftungsmittel und für die zentrale Datenhaltung brauchen.

Andreas Fröhlich

Senior Manager Sales

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Kundenzitate

„Die neue Anwendung verringert den Verwaltungsaufwand enorm. So bleibt mehr Zeit, die Schwangeren persönlich zu beraten.“

Peter Hoffstadt, Leiter Caritasverband für die Diözese Münster

„OPITZ CONSULTING hat im Rahmen der Prozessbegleitung das Verfahren sehr gut als Softwarelösung implementiert und damit zu einer großen Zufriedenheit der Träger beigetragen.“

Barbara Knappstein, Ministerium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen

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Lessons Learned

An der Lösungsentwicklung waren unterschiedliche Personen beteiligt. Ob kirchliche Träger, weitere freie Träger der Wohlfahrtspflege, Kommunen, das Land oder Beratungsstellen, es kam darauf an, die Beteiligten aktiv einzubeziehen. Eine Delegation war von Anfang an persönlich mit dabei. Wir gingen iterativ vor, arbeiteten Feedback schon während der Entwicklung ein und sicherten so von Anfang an eine hohe Qualität.

„Trotz einer großen Zahl an Ansprechpersonen und vielfältigen behördlichen Anforderungen ist es gelungen, in nur sechs Monaten eine Lösung aufzusetzen, welche die Anforderungen erfüllt.“ Thorsten Görtz, Manager Solutions, OPITZ CONSULTING

Unsere IT-Experten berieten, entwickelten, dokumentierten, begleiteten das Projekt und schafften es, einen eng getakteten Zeitplan umzusetzen. Jeder Meilenstein wurde mit allen gemeinsam beschlossen und pünktlich geliefert. Wir unterstützten von Anfang bis Ende, kümmerten uns um Tests und Bugfixing, um die Gestaltung einer Hosting-Lösung und übernahmen im Anschluss die Pflege und die Wartung des Systems.

Die größte Hürde, die wir in diesem Projekt zu nehmen hatten, war der Datenschutz. Denn es gab nicht nur 187 Beratungsstellen, die hochsensible Daten erheben, sondern auch Datenschutzbeauftragte, die Einblick in die Sicherheitsvorkehrungen des Systems erhalten mussten.

Daten & Fakten

  • Konzeption in enger Kooperation mit den Beteiligten
  • Design und Umsetzung der Lösung
  • Begleitung aus einer Hand
    • vom Fachkonzept
    • über die Umsetzung
    • bis zum Betrieb

Betrieb in der AWS Public Cloud:

  • Design
  • Betrieb

Einsatz einer erprobten Architekturschablone:

  • Angular Frontend
  • Spring Boot Backend
  • Containerisierung
  • PostgresSQL
  • Entwicklungsplattform auf OpenShift Basis
  • Keycloak
  • Umsetzung über Rahmenvertrag d-NRW AÖR
  • Digitalisierungsstrategie des Landes NRW zur Realisierung von Grundlagenprojekten

Ein Projekt mit sozialer Bedeutung

Ob Mittel für eine Erstausstattung des Säuglings, Bekleidungsgeld für Schwangere und eine Beihilfe für einen Umzug in eine neue Wohnung – Die Hilfen können mit dem neuen Fachverfahren schneller und bequemer bereitgestellt werden. Ein wichtiger gesellschaftlicher Beitrag.

„Mit einem Projekt die Arbeit einer Organisation zu erleichtern und besser zu machen, ist toll. In diesem Fall konnten wir dazu beitragen, dass werdende Mütter noch einfacher eine wichtige Hilfe bekommen. Ein gutes Gefühl!“ Andreas Fröhlich, Senior Sales Manager, OPITZ CONSULTING

Vorteile der neuen Applikation

  • Mehr Transparenz bei der Mittelvergabe
  • Schnellere und einfachere Prozesse
  • Sie ist rechtssicher und datenschutzkonform
  • Lösung von Problemen, z. B. doppelten Antragstellungen

Nutzen für die Anwender:innen

Das Land bietet den Beratungsstellen mit dem neuen Fachverfahren einen modernen Service. Ihre Arbeit wird dadurch einfacher und angenehmer. Die Beratenden können sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren und den betroffenen Frauen besser und schneller helfen.

Kundeninfos

Die „Bundesstiftung Mutter und Kind“ möchte schwangere Frauen in Notlagen beraten und mit finanziellen Hilfen die Entscheidung für das Leben des Kindes erleichtern.

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