Ein Analytics Tool, das alle lieben?

Lassen sich Daten aus den vorhandenen Quellen aggregieren und zusammenführen?

Sie sind bereit für ein neues Tool, aber ist Ihre Datenlandschaft es auch? Möchten Sie große Datenmengen auswerten, wirkt sich das auf die Performance im Dashboard aus – ein wichtiger Punkt, wenn es um die Akzeptanz und den Spaß der Anwendenden geht.

Natürlich können Sie sich mit In-Memory-Datenbanken oder dem Cachen von Daten behelfen. Doch wenn jeder Klick einige Sekunden benötigt, weil die Daten erst aus der Datenbank gelesen oder vom Server abgerufen werden müssen, dann wird das Analyse-Erlebnis stark beeinträchtigt.

Die gute Nachricht: Die meisten Tools bieten mittlerweile eine Komponente zur Datenaufbereitung an. Hier können Sie Ihre vorhandenen Quellen aggregieren und zusammenführen. So bleiben Ihre Datenmengen überschaubar und können sogar noch durch weitere Logiken angereichert werden.

Einige Tools können hier sogar Machine-Learning-Algorithmen einbeziehen. Je nach Toolhersteller werden die Ergebnisse der Aufbereitung dann entweder in der Tool-eigenen In-Memory-Datenbank gespeichert oder in Ihre Umgebung zurückgeschrieben.

Am Ende bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie die Datenaufbereitung der Tools nutzen, oder ob Sie die Daten anderweitig aufbereiten. Gerade bei Quellen unterschiedlicher Art, beispielsweise der Kombination On Premise und Cloud kann das sehr hilfreich sein.

Auch die angebotenen Konnektoren sind wichtig. Achten Sie bei der Auswahl des Tools darauf, dass Ihre Datenquellen unterstützt werden. Das allein bedeutet aber noch nicht, dass Ihre Daten am Ende auch passend bereitgestellt werden, beispielsweise durch ein semantisches Datenmodell. Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen, denn in diesem Punkt unterscheiden sich die Tools teilweise massiv. Einige Toolhersteller setzten zu 100 % auf flache Datenstrukturen, andere unterstützen Star-Schemata, einige wenige kommen auch mit großen Datenmodellen und mehreren Faktentabellen problemlos zurecht.

Legen Sie Wert auf Kombinierbarkeit? Oder arbeiten Sie ohnehin mit getrennten Datentöpfen und kleinen Modellen? Dieser Aspekt kann Ihre Entscheidung stark beeinflussen.

Sollen die Fachbereiche selbst in der Lage sein, Datenmodelle zu erstellen, ist eine intuitive Datenmodellierung wichtig. Einige Tools können hier umfangreich unterstützen bis hin zur automatisierten Modellierung bei einfachen Quellen.

Perspektiven wechseln! Je flexibler eine Visualisierung, desto mehr Erkenntnisse lassen sich aus den Daten gewinnen.

Ihr Fachbereich möchte möglichst viele Informationen aus den vorhandenen Daten erhalten. Hierzu benötigt er ein Tool, mit dem er Visualisierungen mit Aussagekraft einfach und schnell erstellen kann.

Die meisten Tools bieten heute ein umfangreiches Set an, das die unterschiedlichsten Darstellungsformen beinhaltet. Da gibt es kaum noch Unterschiede zwischen den Anbietenden. Die Unterschiede liegen eine Ebene tiefer: Bei den einzelnen Komponenten der Visualisierung.

Eine Darstellung lässt sich in verschiedener Weise beeinflussen. Neben dem Einfügen der Daten in Zeilen oder Spalten gibt es je nach Visual weitere Darstellungsmöglichkeiten.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Anpassung von Farbe und Größe der Daten
• Unterteilung in Abschnitte, Seiten, Sektionen etc.
• Einfügen von Tooltips und Beschreibungen
• Interaktive Elemente wie Zeitreihen

Bei dem einen Tool sind diese Funktionalitäten mehr, bei anderen weniger ausgeprägt. Klären Sie für sich, was Ihnen hier wichtig ist und welche Elemente Sie benötigen!

Einige Tools bieten eine automatische Visualisierung an. Dies ist im ersten Schritt hilfreich. Durch die vielen Einstellungs-möglichkeiten werden die Anwendenden selten bei dieser Vorauswahl bleiben.

Auch die Datenfilterung funktioniert unterschiedlich: Einfache Filtermöglichkeiten bietet jedes Tool. Aber umso komplexer es wird, desto häufiger können Stolperfallen auftreten. Häufig möchten die Fachbereiche eigene Formeln oder Gruppierungen anlegen. Auch hier gibt es je nach Hersteller unterschiedliche Herangehensweisen. Denken Sie daran: Je einfacher Ihre Mitarbeitenden eine Visualisierung nach ihren Wünschen erstellen und anpassen können, umso größer wird am Ende der Erkenntnisgewinn.

Alles auf einen Blick: Je einfacher sich die Elemente anordnen lassen, desto besser werden die Dashboards.

Ihre Fachbereiche haben spannende Erkenntnisse gewonnen – nun gilt es, diese aufzubereiten und zu präsentieren. Hierfür eignet sich die Erstellung von Dashboards. In manchen Tools werden die Visualisierungen von Anfang an innerhalb eines Dashboards angeordnet. Andere Tools behandeln Visualisierungen als eigenständige Elemente, die später nach Belieben kombiniert werden können.

Bei beiden Varianten gilt: Je einfacher sich Elemente anordnen lassen, desto leichter fällt es Ihren Fachleuten, das Dashboard ansprechend zu gestalten. Hier helfen eine einfache Auswahl der Visualisierungen, die automatische Anordnung von Elementen, Grid Lines oder auch Container. Auch weitergehende Formatierungsmöglichkeiten wie Rahmen, Schriftgrößen oder das Bearbeiten von Titeln sind hier gerne gesehen.

Ein weiterer Aspekt ist das Customizing des Dashboards. Oft soll ein Firmenstandard eingehalten werden. Das Logo, die Firmenfarben oder auch die Schriftart sind häufig verbindlich festgelegt. Je nach Tool kann man solche Anforderungen leicht umsetzen – oder eben nicht. Entscheiden Sie selbst, wie wichtig Ihnen die Einhaltung des Unternehmensdesigns ist.

Neben optischen Aspekten geht es hier aber auch um funktionale Dinge: Wie interaktiv lässt sich das Dashboard gestalten? Kann ich visualisierungsübergreifende Filter bauen? Wie sieht es mit Drillmöglichkeiten aus? Gerade bei der Interaktion der einzelnen Elemente unterscheiden sich die Tools stark.

Wo manche Tools nur rudimentäre Drill- und Filter-möglichkeiten bieten, greifen bei anderen alle Rädchen ineinander. Hier können Dimensionen ausgetauscht, weitere Informationen hinzugefügt, oder die Visualisierungsart geändert werden, ohne das Zusammenspiel der Elemente zu stören.

So haben auch unerfahrene Anwendende die Möglichkeit, einfach mit den Daten zu interagieren. Ein zweiter Blick kann sich an dieser Stelle lohnen, denn gerade bei der Kombination mehrerer Datenquellen weisen die Tools teilweise immense Unterschiede auf.

Sie möchten Ihre Daten in einer spannenden Story verpacken? Auch hierfür bieten einige Tools interessante Funktionalitäten:

• Eine Aufbereitung in unterschiedliche Slides kann das Verständnis erleichtern, und ggf. Power Point ersetzen.
• Dynamische Texte helfen, Daten verständlich aufzubereiten.
• Mit Hilfe von Bildern können Themen untermauert werden.
• Durch Tooltips werden weitere Informationen vermittelt.

Sie sehen, es gibt einige spannende Features. Je nach Hersteller sind diese mehr oder weniger ausgeprägt.

Wissen schafft Erkenntnis! Alerts helfen, up to date zu bleiben und Auffälligkeiten schnell zu erkennen.

Ihre Kollegen hängen an ihrer täglichen E-Mail mit Zahlen im Excel Format? Dann sollten Sie darauf achten, dass das Tool der Wahl auch einen Export zur Verfügung stellt. Einige Hersteller bieten dieses Feature nur noch eingeschränkt an. Sie sind der Meinung, dass Datenexporte nicht zum Konzept einer Data Driven Company passen. Stattdessen sollen die Daten explorativ erforscht werden.

Dabei kann ein Export in manchen Fällen sinnvoll sein. Zum Beispiel, wenn Sie Daten außerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung stellen möchten. Hier lohnt sich eine genauere Prüfung, denn gerade der Schedule im Excel Format ist nicht mehr bei allen Tools gegeben.

Um immer up to date zu sein und Auffälligkeiten schnell zu erkennen, sind Alerts ein gutes Mittel. Hier gibt es unterschiedliche Ansätze.

In den meisten Tools gibt es die Möglichkeit, Schwellwerte zu definieren und sich bei Über – und Unterschreitung benachrichtigen zu lassen. So bekommen Sie beispielsweise eine E-Mail, wenn Ihre Absätze nicht so aussehen wie erwartet.

Zu den neueren Möglichkeiten gehört es, Kennzahlen mit Hilfe kleiner Diagramme im Blick zu behalten, die auf die Startseite gelegt werden können oder unterschiedliche Aktionen anzutriggern.

Wie komfortabel und flexibel sich die Alerter konfigurieren lassen, hängt vom Tool ab. Hier reicht die Bandbreite vom Klick auf einen bestimmten Datenpunkt bis zu komplexen Formeln.

Kommunikation ist alles! Je einfacher sich die Beteiligten austauschen können, umso kürzer werden die Antwortzeiten.

Sie möchten, dass Ihre Fachbereiche immer mal wieder über den Tellerrand schauen und sich auch außerhalb ihres Bereichs ganzheitlich mit den Daten beschäftigen? Dann geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich über diese auszutauschen. Und das am besten dort, wo die Daten anfallen – nämlich direkt im Analytics Tool.

Einige Tools bieten umfassende Chat-Funktionalitäten. Hier können Auffälligkeiten markiert und der Kollege oder die Kollegin direkt angeschrieben werden. So wird die Kommunikation erleichtert und Antwortzeiten fallen kürzer aus.

Auch die gemeinsame Arbeit an Themen kann hilfreich sein, wenn es darum geht, Fachbereiche näher an die Daten zu bringen. So vermeiden Sie doppelte Arbeit und unterschiedliche Berichtsversionen mit verschiedenen Datenständen.

Hier sind die Unterschiede der Tools massiv. Einige Hersteller bauen auf die Wiederverwendung von einzelnen Elementen. So ist es möglich, Visualisierungen in mehreren Dashboards anzuzeigen und selbsterstellte Formeln zu teilen. Andere Tools sehen ein Dashboard als Sammlung an, deren Bestandteile nur durch Vervielfältigung wiederverwendet werden können.

Wie im echten Leben gilt auch hier: Je mehr Sie „recyclen“ können, desto weniger Müll erzeugen Sie. Das gilt auch für Dashboards und Visualisierungen.

Um einen Dashboard-Dschungel zu vermeiden, sind gut durchdachte Ordnerstrukturen und Suchfunktionalitäten sehr nützlich. Manche Tools taggen alle Visualisierungen automatisch, sodass gewünschte Kennzahlen direkt gefunden werden. Andere beziehen nur Namen und Beschreibungstexte ein. Klar ist: Je leichter sich Ihre Mitarbeiter zurechtfinden, desto mehr können sie wiederverwenden – womit wir wieder beim Recycling-Thema wären.

Es gibt Tools, in denen Ihre Beschäftigten Elemente, die sie weiterempfehlen möchten, durch Sternchenvergabe qualitativ bewerten können. Ja, auch Crowdintelligenz ist eine Form der Kollaboration, die bei der Arbeit weiterhilft.

Wer darf was? Die Rechtevergabe sollte flexibel sein und den Zugriff nur zweckgebunden erlauben, um sensible Daten zu schützen.

Dass die Fachbereiche ihre Auswertungen untereinander teilen können, ist gut und wünschenswert. Doch gerade seit den neuen DSGVO-Verordnungen darf nicht jede Person Zugriff zu allen Daten erhalten. Die Einsicht in sensible Daten darf meist nur zweckgebunden erfolgen. Je nach Kontext gelten unterschiedliche Datenschutzvorgaben. Umso wichtiger ist es, dass Ihr zukünftiges Tool diese Vorgaben umsetzen kann.

Um dies zu erreichen, bieten die Hersteller ein breites Spektrum an Features, das jedoch unterschiedlich ausgeprägt sein kann. Über die Berechtigung des gesamten Datentopfs bis zur komplexen objektgesteuerten Rechtegabe ist hier alles vertreten. Viele Tools unterstützen heute Row Level Security, bei der für jeden einzelnen Datensatz entschieden wird, welche Person diesen sehen darf und welche nicht.

Um die Zugriffe steuern zu können, werden Benutzergruppen angelegt. So muss die Rechtevergabe nicht für jede einzelne Person erfolgen. Die Berechtigung auf Ordner, Datenmodelle und einzelne Objekte zuzugreifen, kann über diese Gruppen geregelt werden. Schauen Sie sich an, wie komplex die Regelungen der unterschiedlichen Tools sind und welches Tool am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Um die Nutzer langsam an ein neues Tool heranzuführen, kann es von Vorteil sein, unterschiedliche Module freizuschalten oder bewusst abzuwählen. Nicht jede Person muss ein Datenmodell erstellen können oder ML-Funktionalitäten nutzen. Viele Hersteller bieten eine modulare Freigabe ihrer Werkzeuge an.

Schneiden Sie den Funktionsumfang auf Ihre Bedürfnisse zu und vereinfachen Sie Ihren Fachbereichen so den Einstieg!

Soforthilfe: Gibt es Lernportale, Tutorials und Klickanleitungen direkt im Tool?

So sehr die meisten Tools auch auf einfache Bedienbarkeit bedacht sind – ganz ohne Hilfe und Einarbeitung werden Ihre Fachbereiche sich nicht zurechtfinden. Je besser das Schulungsangebot, umso einfacher der Einstieg in die neue Welt der Daten.

Einige Tools bieten eine große Community, in der sich zu jeder Frage eine Antwort finden lässt. Andere Hersteller setzen auf persönliche Beratung und Begleitung der Kunden. Es gibt Lernportale, Tutorials, Klickanleitungen direkt im Tool und vieles mehr.

Hier kommt es darauf an, wie Sie die Schulungen Ihrer Anwender gestalten möchten. Sollen Ihre Mitarbeiter im Selbststudium arbeiten? Oder benötigen sie doch mehr Anleitung? Überlegen Sie sich, was Ihnen wichtig ist und beziehen Sie diesen Aspekt in Ihre Beurteilung mit ein.