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Bau-Controlling schnell und einfach
Modernes Fachverfahren automatisiert Bauverwaltung beim Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung

Fachverfahren auf Low-Code-Basis

Die Auslandsabteilung des Bundesamtes für Bauwesen und Raumordnung (BBR) sorgt für den Bau und die Instandsetzung von Bundesliegenschaften im Ausland. Dabei arbeitet es eng mit dem Auswärtigen Amt und weiteren Bauverwaltungen zusammen. Die oberste technische Instanz ist das Bundesinnenministerium.

Wo genau steht das Projekt? Stimmen die Zahlen? Werden alle Vorgaben eingehalten? Für das Projektcontrolling müssen Informationen von allen Beteiligten zusammengeführt werden. Bisher geschah dies über Excel Dokumente. Eine aufwändige Verwaltungsarbeit, bei der Fehler schnell übersehen wurden und die viel Zeit in Anspruch genommen hat.

Eine einheitliche, barrierefreie Lösung sollte her, ein modernes Fachverfahren. OPITZ CONSULTING konnte das neue Tool mit Low-Code-Ansätzen sehr schnell implementieren, und sorgt seitdem für den Support und einen reibungsfreien Produktivbetrieb.

Die Herausforderung

Rund 100 Projekte verwaltete das BBR in einer rund 220 Spalten fassenden Excel Tabelle. Zu jeder Baumaßnahme wurden rund 25 Bearbeitungsstände gepflegt mit je einem Datum für Prognose, zwei Soll-Ständen und dem Ist-Stand. Im Mittelpunkt des Controllings steht der Projektstatusbericht als Instrument für die überwachende Behörde. Dieser ist in seiner Struktur per Erlass definiert und muss entsprechend dieser Vorlage erstellt werden.

Einmal im Quartal bringen die Projektverantwortlichen ihre Excel Dateien auf den neusten Stand. Per Hand wurden diese in einen Statusbericht überführt. Der ging als PDF an die überwachende Behörde, das Bundesinnenministerium.

Datenpflege und Reporting waren in Excel sehr zeitaufwändig und verursachten häufig Fehler. Es gab weder Plausibilitätsprüfungen noch Prüfungen auf korrekte Schreibweisen. Vieles musste manuell erledigt werden.

Die Lösung

Das neue Fachverfahren erleichtert das Vorgehen enorm: Die rund 220 Parameter für das Controlling der Baumaßnahmen werden übersichtlich und strukturiert dargestellt. Das Tool ermöglicht eine einfache und fehlerrobuste Eingabe und Aktualisierung. Die quartalsweise pro Projekt zu erzeugenden Statusberichte werden automatisch mit alle relevanten Daten gefüllt und per Knopfdruck als Word-Datei ausgegeben.

Thimo Fußbroich

Senior Developer

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Kundenzitat

„Die Zusammenarbeit bei der Entwicklung des Berichtstools Auslandsbau war stets sehr konstruktiv und lösungsorientiert. Wir freuen uns auf den produktiven Einsatz des Berichtstools und der damit verbundenen Erleichterung unserer Arbeit im Controlling und Reporting.“

Kathrin Schulte, TB‘e Stab BfdAB, Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung

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Erfolgsfaktoren

Die Entwicklung lief rasch und unkompliziert ab: Schnell hatten wir die datengetriebenen Masken der Anwendung umgesetzt. Als Entwicklungsumgebung nutzten wir die Low-Code-Umgebung Oracle APEX, die ohne weitere Lizenzen in der Oracle Datenbank verwendet werden kann. Dank Low-Code-Ansatz konnten wir die datengetriebenen Masken der Anwendung leichtgewichtig und flexibel umsetzen. Mit Individualisierungsmöglichkeiten für besondere Anforderungen.

Als Reporting Framework kam APEX Office Print (AOP) zum Einsatz. Es ist einfach in das Fachverfahren zu integrieren, zudem können Berichtsvorlagen unkompliziert in Microsoft Office Programmen erstellt und bearbeitet werden. Die Beschäftigten können die Vorlagen also ohne tiefe Fachkenntnis anpassen.
Im Rahmen der Entwicklung wurde ein CSV-Import realisiert, der die Dateien zu bestehenden Projekten automatisch aktualisiert, neue Projekte anlegt und für das einheitliche Projektcontrolling zur Verfügung stellt. Über einen Datenfilter können verschiedene Sachstandsberichte übergreifend ausgewertet werden. Diese Informationen mussten bisher mühsam aus allen Projekten zusammengetragen werden.
Das neue Verfahren wurde in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Fach- und IT-Referaten in die Anwendungslandschaft des BBR integriert.

Nach der Einführung des Fachverfahrens kümmern sich unsere Fachleute weiterhin um den Support, den Betrieb und die Weiterentwicklung der Anwendung.

Verwendete Technologien

Oracle Datenbank 12c

Oracle APEX 20.2

APEX Office Print (AOP)

Agile Entwicklung

Specification by Example

Wie konnten wir helfen?

  • Entwicklung eines neuen Fachverfahrens in kurzer Zeit
  • Anpassung an individuelle Anforderungen
  • Bereitstellung und Support der neuen Lösung

Vorteile und Nutzen

  • Automatische Zusammenführung aller relevanter Daten
  • Weniger manuelle Verwaltungsarbeit
  • Höhere Datenqualität
  • Berichterstellung auf Knopfdruck
  • Einfache Bearbeitung in MS Office
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Kundeninfos

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) ist eine Bundesoberbehörde des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen. Zu seinen Aufgaben zählen die Betreuung von Bauangelegenheiten sowie die Bau-, Stadt- und Raumforschung.

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