Förderprogramme digital verwalten
Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) verwaltet und steuert rund 40 verschiedene Förder- und Investitionsprogramme mit über 1.700 Bauprojekten auf kommunaler Ebene. Welche Mittel und Zuwendungen fließen wohin? Wie ist der Stand der einzelnen Maßnahmen? Für das Projektcontrolling müssen Informationen von allen Beteiligten zusammengeführt werden. Bisher geschah dies über Excel Dokumente. Eine aufwändige Verwaltungsarbeit, die viel Zeit in Anspruch nahm und bei der Fehler schnell übersehen wurden. Eine einheitliche, barrierefreie Lösung sollte her – ein modernes Fachverfahren. OPITZ CONSULTING durfte das Bundesinstitut hierbei unterstützen.
Die Ausgangslage
Fehlende Übersichtlichkeit
Unterschiedliche Abteilungen, die zuständig sind, verschiedene Förderprogramme, für die andere Datenfelder gebraucht werden: Solche Dinge ziehen einen hohen manuellen Arbeitsaufwand nach sich. Dazu kam, dass den Verantwortlichen häufig ein Gesamtüberblick fehlte, auch zum Status der Maßnahmen.
Diverse Kommunikationswege:
Wenn eine Kommune Zuwendungen erhält, sendet sie regelmäßig Projektberichte, meist per Post. Die Berichte werden dann digitalisiert. Sonstiger Austausch findet meist per Telefon oder E-Mail statt. Da die Gespräche nicht zentral dokumentiert wurden, war nur der aktuelle Sachbearbeiter informiert.
Die Lösung
Wir begannen mit dem Aufbau einer zentralen, barrierefreien Datenbank für ein erstes Förderverfahren. Über diese Datenbank können alle Vorgänge digital und transparent verwaltet werden, vom Projektantrag über Zuwendungsbescheid und Zwischenberichte bis Projektabschluss. Diese Punkte waren dem Bundesinstitut dabei besonders wichtig:
- Daten, die nur in einzelnen Programmen gebraucht werden, wurden reduziert, können aber weiterhin erfasst werden, ohne die Vergleichbarkeit zu beeinträchtigen.
- Erweiterungen vereinfachen die Arbeit: So wurde ein automatisiertes Termin- und Erinnerungsmanagement im-plementiert, das etwa Kommunen an die Abgabe von Zwischenberichten erinnert. In einem Berichtstool wird alles digital erfasst, auch Rückfragen und Korrekturen.
- Dank Anbindung an ein renommiertes Softwaresystem zur Abwicklung von Geschäftsprozessen sowie an die E-Akte können – anders als in der alten Excel Welt – Finanzdaten voll automatisch und tagesaktuell abgerufen und verglichen werden. Das minimiert den Aufwand und die Fehleranfälligkeit beim manuellen Übertrag.
„Gute Zusammenarbeit“
„Die gute Zusammenarbeit bei der Entwicklung der zentralen Datenbank zeigt sehr anschaulich, wie wichtig regelmäßige Abstimmungen und ein gutes Anforderungsmanagement der Fachabteilung für den Projekterfolg sind. So konnte zügig ein modernes Fachverfahren entwickelt und ein Mehrwert für die Verwaltung der Förderprogramme geschaffen werden.“
Thimo Fußbroich,
Senior Developer, OPITZ CONSULTING
Modern
Entwicklung eines modernen Fachverfahrens in kurzer Zeit
Individuell
Anpassung an individuelle Anforderungen
Service
Bereitstellung und Support der neuen Lösung
Unsere Erfolgsfaktoren
Durch die Reduktion von Besonderheiten in einzelnen Programmen können verschiedene Förder- und Investitionsprogramme nun einheitlich erfasst werden. Das ermöglicht eine stets aktuelle Übersicht über alle Projekte.
Die Bestanddaten der laufenden Förderungen wurden sukzessive in die zentrale Datenbank integriert. Auf diese Weise kann zugleich auch die Einheitlichkeit und Rechtssicherheit des Verwaltungshandelns gestärkt werden.
Die Entwicklung lief rasch und unkompliziert ab: Schnell hatten wir die datengetriebenen Masken der Anwendung umgesetzt. Als Entwicklungsumgebung nutzten wir die Low-Code-Umgebung Oracle APEX, die ohne weitere Lizenzen in der Oracle Datenbank verwendet werden kann.
Dank des Low-Code-Ansatzes konnten wir die datengetriebenen Masken der Anwendung leichtgewichtig und flexibel umsetzen. Mit Individualisierungsmöglichkeiten für besondere Anforderungen.
Als Reporting Framework kam APEX Office Print (AOP) zum Einsatz. Es ist einfach in das Fachverfahren zu integrieren. Auch können Berichtsvorlagen unkompliziert in Microsoft Office Programmen erstellt, bearbeitet und die Vorlagen ohne tiefe Fachkenntnisse angepasst werden.
Insbesondere die digitale Erfassung von Zwischen- und Abschlussberichten erleichtert die Arbeit für das Bundesinstitut und die Zuwendungsempfänger enorm. Die Kommunikation ist für alle transparent und alle Berichte stehen dauerhaft zu Verfügung.
Das integrierte Terminwesen hilft, einen hohen administrativen Aufwand einzusparen. Das ist ein konkretes Beispiel für die Umsetzung von eGovernment auf dem Weg hin zum One-Stop-Shop und dient dem überall gesellschaftlich geforderten Bürokratieabbau.
Laut Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) und Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) sind öffentliche Stel-len des Bundes dazu verpflichtet ihre Websites in Internet und Intranet barrierefrei zu gestalten – so auch das BBSR. Dies wurde bereits in der Planung beachtet. So entstand eine barrierefreie und userzentrierte Anwendung.
Nach der Einführung des Fachverfahrens stehen unsere Fachleute weiterhin für Support, Betrieb und Weiterentwicklung der bereit. So können Änderungs- und Erweiterungswünsche zeitnah umgesetzt und die Arbeit mit der zentralen Datenbank weiter verbessert werden.
Vorteile der neuen Plattform
- Automatische Zusammenführung aller relevanter Daten
- Weniger manuelle Verwaltungsarbeit
- Höhere Datenqualität
- Digitale Kommunikation mit Kommunen
- Barrierefreiheit
Technologien & Methoden
- Oracle Datenbank 19c
- Oracle APEX 23.1
- und neuer APEX Office Print (AOP)
- Agile Entwicklung
- Specification by Example
Kundeninfos
Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) berät das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen wissenschaftlich und setzt Förderprogramme für Städte und Gemeinden um.
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